Eine offene Unternehmenskultur und eine „Open-Door-Policy“ werden in der Knill Gruppe bereits gelebt. Trotzdem kann es Fälle geben, in denen jemand Rechtsverletzungen, die in Zusammenhang mit unserem Unternehmen erfolgen, in einem geschützten Rahmen melden möchte – eventuell sogar anonym.
Über unser Hinweisgeberportal können Verstöße gegen nationales und/oder EU-Recht gemeldet werden. Das sind z. B.: Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht, finanzielle Unregelmäßigkeiten, falsche Angaben an Behörden, Datenschutzverletzungen, Umweltschäden, Nichteinhaltung von Sicherheitsvorschriften am Arbeitsplatz, sexuelle Belästigung.
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Was ist Whistleblowing?
Der Begriff „Whistleblowing“ beschreibt das Aufzeigen von (potenziellen) Missständen in Unternehmen, Organisationen und Behörden durch Mitarbeiter oder externe Personen (sogenannte Whistleblower oder Hinweisgeber).
Whistleblowing ist keine leichte Aufgabe – weder für den Hinweisgeber, der den Mut aufbringen muss, ein Fehlverhalten zu melden – noch für das Unternehmen, das akzeptieren muss, dass es auf eine interne Schwäche aufmerksam gemacht wurde.
Was genau kann/soll gemeldet werden?
Über unseren Meldekanal können Verstöße gegen nationales und/oder EU-Recht in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Slowakisch gemeldet werden. Das sind z.B.: Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht, finanzielle Unregelmäßigkeiten, falsche Angaben an Behörden, Datenschutzverletzungen, Umweltschäden, Nichteinhaltung von Sicherheitsvorschriften am Arbeitsplatz, sexuelle Belästigung.
Angelegenheiten wie Mobbing, Unzufriedenheit mit der Entlohnung oder soziale Konflikte etc. sollen hier nicht gemeldet werden. Bitte wenden Sie sich in solchen Fällen an Ihren Vorgesetzten, das Human Resources-Team oder die Betriebsräte.
Wichtige Empfehlungen zur Wahrung Ihrer Anonymität
Melden Sie Hinweise nicht aus dem Unternehmensnetzwerk oder von Ihrem Arbeitscomputer/Smartphone. Sollten Sie Ihrem Hinweis Dateien anhängen, beachten Sie den folgenden Hinweis: Dateien können versteckte Informationen enthalten, die Rückschlüsse auf Ihre Person erlauben und daher Ihre Anonymität gefährden.
Stellen Sie vor dem Versenden sicher, dass angehängte Dateien keine solchen Informationen enthalten (Ersteller von Dokumenten, EXIF Daten bei Bildern etc.). Falls Sie unsicher sind, ob Ihre Dateien solche Informationen enthalten, kopieren Sie den Text Ihres Anhangsdokuments stattdessen in den Hinweistext oder erzeugen Sie von den Anhängen einen Screenshot und hängen stattdessen diesen an. Beachten Sie, dass ein Anhängen von Sprachmeldungen Ihre Anonymität möglicherweise einschränkt.
Warum soll ich eine Meldung abgeben?
Es geht darum, Schaden von unserem Unternehmen abzuwenden. Ehrlichkeit, Integrität, und gesetzes- sowie regelkonformes Verhalten (Compliance) bilden die Grundlage für den guten Ruf von Knill Energy sowie für das Vertrauen unserer Mitarbeiter, Kunden und sonstigen Geschäftspartner. Alle unsere Mitarbeiter sind Experten in ihrem Beruf und gute Beobachter, daher sind uns Hinweise von Ihnen sehr willkommen.
Tipps zur Abgabe eines guten Hinweises
Damit ein Hinweis schnell und passend bearbeitet werden kann, ist es wichtig, dass er möglichst konkret ist. Dabei ist es hilfreich, wenn er die folgenden Informationen enthält:
Was passiert nach Abgabe eines Hinweises?
Die Person, die eine Beschwerde über das Hinweisgeberportal eingereicht hat, erhält spätestens nach 7 Tagen eine Bestätigung über den Eingang der Meldung. Alle gemeldeten Hinweise werden umgehend untersucht und es werden geeignete Folgemaßnahmen zur Behebung des Missstandes ergriffen, wenn dies durch die Untersuchung gerechtfertigt ist. Je nach Fall wird ein Team zur Untersuchung zusammengestellt.
Der Hinweisgeber erhält spätestens nach 3 Monaten Informationen über weitere Schritte in der Bearbeitung des Falles (inklusive Folgemaßnahmen).
Welche Grundsätze verfolgt die Knill Energy Gruppe zum Thema „Whistleblowing?
Vertraulichkeit
(Mutmaßliche) Verstöße können vom Hinweisgeber (=“Whistleblower“) vertraulich gemeldet werden. Der Hinweisgeber kann das Ereignis unter Bekanntgabe seiner Identität oder anonym melden. Die Hinweise des Whistleblowers über (mutmaßliche) Verstöße werden direkt an das Whistleblowing-Team übermittelt. Sie werden nur insoweit anderen Personen zugänglich gemacht, als dies zur Durchführung einer angemessenen Untersuchung erforderlich ist.
Handeln in gutem Glauben
Wer einen (mutmaßlichen) Verstoß über unser Hinweisgeberportal meldet, muss in gutem Glauben handeln und berechtigte Gründe zur Annahme haben, dass die ihm offengelegten / zugänglichen Informationen auf einen Verstoß hinweisen. Auch Frühwarnungen sind willkommen, um Verstöße zu vermeiden.
Jedoch werden alle Behauptungen, die sich als böswillig oder wissentlich falsch gemeldet erweisen, als schwerwiegendes Fehlverhalten angesehen, das arbeitsrechtliche Konsequenzen hat.
Keine Repressalien oder sonstige Sanktionen gegen Hinweisgeber
Es widerspricht den Werten der Knill Energy Gruppe, wenn jemand bestraft wird, der in gutem Glauben einen (mutmaßlichen) Rechtsverstoß meldet. Es darf im Unternehmen keine Repressalien oder sonstige Sanktionen gegen Hinweisgeber geben, die in gutem Glauben gehandelt haben. Wenn ein Mitarbeiter gegen diesen Grundsatz verstößt, hat das arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.