Hinweisgeberportal

Was ist Whistleblowing?

Der Begriff „Whistleblowing“ beschreibt das Aufzeigen von (potenziellen) Missständen in Unternehmen, Organisationen und Behörden durch Mitarbeiter oder externe Personen (sogenannte Whistleblower oder Hinweisgeber).

Whistleblowing ist keine leichte Aufgabe – weder für den Hinweisgeber, der den Mut aufbringen muss, ein Fehlverhalten zu melden – noch für das Unternehmen, das akzeptieren muss, dass es auf eine interne Schwäche aufmerksam gemacht wurde.

Was genau kann/soll gemeldet werden?

Über unseren Meldekanal können Verstöße gegen nationales und/oder EU-Recht in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Slowakisch gemeldet werden. Das sind z.B.: Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht, finanzielle Unregelmäßigkeiten, falsche Angaben an Behörden, Datenschutzverletzungen, Umweltschäden, Nichteinhaltung von Sicherheitsvorschriften am Arbeitsplatz, sexuelle Belästigung.

Angelegenheiten wie Mobbing, Unzufriedenheit mit der Entlohnung oder soziale Konflikte etc. sollen hier nicht gemeldet werden. Bitte wenden Sie sich in solchen Fällen an Ihren Vorgesetzten, das Human Resources-Team oder die Betriebsräte.

Wichtige Empfehlungen zur Wahrung Ihrer Anonymität

Melden Sie Hinweise nicht aus dem Unternehmensnetzwerk oder von Ihrem Arbeitscomputer/Smartphone. Sollten Sie Ihrem Hinweis Dateien anhängen, beachten Sie den folgenden Hinweis: Dateien können versteckte Informationen enthalten, die Rückschlüsse auf Ihre Person erlauben und daher Ihre Anonymität gefährden.

Stellen Sie vor dem Versenden sicher, dass angehängte Dateien keine solchen Informationen enthalten (Ersteller von Dokumenten, EXIF Daten bei Bildern etc.). Falls Sie unsicher sind, ob Ihre Dateien solche Informationen enthalten, kopieren Sie den Text Ihres Anhangsdokuments stattdessen in den Hinweistext oder erzeugen Sie von den Anhängen einen Screenshot und hängen stattdessen diesen an. Beachten Sie, dass ein Anhängen von Sprachmeldungen Ihre Anonymität möglicherweise einschränkt.

Warum soll ich eine Meldung abgeben?

Es geht darum, Schaden von unserem Unternehmen abzuwenden. Ehrlichkeit, Integrität, und gesetzes- sowie regelkonformes Verhalten (Compliance) bilden die Grundlage für den guten Ruf von Knill Energy sowie für das Vertrauen unserer Mitarbeiter, Kunden und sonstigen Geschäftspartner. Alle unsere Mitarbeiter sind Experten in ihrem Beruf und gute Beobachter, daher sind uns Hinweise von Ihnen sehr willkommen.

Tipps zur Abgabe eines guten Hinweises

Damit ein Hinweis schnell und passend bearbeitet werden kann, ist es wichtig, dass er möglichst konkret ist. Dabei ist es hilfreich, wenn er die folgenden Informationen enthält:

• Welche Personen sind betroffen?
• Was ist geschehen?
• Wie oft hat sich der Vorfall wiederholt?
• Wo hat sich der Vorfall ereignet?

Was passiert nach Abgabe eines Hinweises?

Die Person, die eine Beschwerde über das Hinweisgeberportal eingereicht hat, erhält spätestens nach 7 Tagen eine Bestätigung über den Eingang der Meldung. Alle gemeldeten Hinweise werden umgehend untersucht und es werden geeignete Folgemaßnahmen zur Behebung des Missstandes ergriffen, wenn dies durch die Untersuchung gerechtfertigt ist. Je nach Fall wird ein Team zur Untersuchung zusammengestellt.

Der Hinweisgeber erhält spätestens nach 3 Monaten Informationen über weitere Schritte in der Bearbeitung des Falles (inklusive Folgemaßnahmen).

Welche Grundsätze verfolgt die Knill Energy Gruppe zum Thema „Whistleblowing?

Vertraulichkeit

(Mutmaßliche) Verstöße können vom Hinweisgeber (=“Whistleblower“) vertraulich gemeldet werden. Der Hinweisgeber kann das Ereignis unter Bekanntgabe seiner Identität oder anonym melden. Die Hinweise des Whistleblowers über (mutmaßliche) Verstöße werden direkt an das Whistleblowing-Team übermittelt. Sie werden nur insoweit anderen Personen zugänglich gemacht, als dies zur Durchführung einer angemessenen Untersuchung erforderlich ist.

Handeln in gutem Glauben

Wer einen (mutmaßlichen) Verstoß über unser Hinweisgeberportal meldet, muss in gutem Glauben handeln und berechtigte Gründe zur Annahme haben, dass die ihm offengelegten / zugänglichen Informationen auf einen Verstoß hinweisen. Auch Frühwarnungen sind willkommen, um Verstöße zu vermeiden.

Jedoch werden alle Behauptungen, die sich als böswillig oder wissentlich falsch gemeldet erweisen, als schwerwiegendes Fehlverhalten angesehen, das arbeitsrechtliche Konsequenzen hat.

Keine Repressalien oder sonstige Sanktionen gegen Hinweisgeber

Es widerspricht den Werten der Knill Energy Gruppe, wenn jemand bestraft wird, der in gutem Glauben einen (mutmaßlichen) Rechtsverstoß meldet. Es darf im Unternehmen keine Repressalien oder sonstige Sanktionen gegen Hinweisgeber geben, die in gutem Glauben gehandelt haben. Wenn ein Mitarbeiter gegen diesen Grundsatz verstößt, hat das arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Zweck der Verarbeitung

Wir haben ein Hinweisgebersystem eingerichtet. Das Hinweisgebersystem ermöglicht es, mit uns in Verbindung zu treten und Hinweise zu Compliance- und Rechtsverstößen zu melden, ohne dass hinweisgebende Repressalien befürchten müssen. Sofern dies rechtlich zulässig ist, kann die Meldung grundsätzlich auch ohne die Angabe personenbezogener Daten erfolgen. Wir verarbeiten personenbezogenen Daten, sofern uns diese bekannt geben werden, um die über die Hinweisgebersystem gemachte Meldung zu prüfen und die mutmaßlichen Compliance- und Rechtsverstöße zu untersuchen.

Datenverarbeitung nach Art. 13 DSGVO

Wir verarbeiten jene Daten, die uns der Hinweisgebende durch eigene Angaben im Rahmen
der Meldung macht.

Datenverarbeitung nach Art. 14 DSGVO

Darüber hinaus verarbeiten wir Daten von Personen, welche der Hinweisgebende im Zuge der Meldung von Verstößen nennt (z.B. Namensdaten oder Funktionen der Personen, die den Verstoß verursacht haben, Namensdaten oder Funktionen der Personen, die ebenfalls durch einen Verstoß betroffen sind, Beschreibung von Verhaltensweisen oder Handlungen der betroffenen Person im Zusammenhang mit dem gemeldeten Fehlverhalten, die zu ihrer Identifikation beitragen könnten).

Personenbezogene Daten, Weiterleitung und Rechtsgrundlage

Grundsätzlich ist die Nutzung des Hinweisgebersystems – soweit rechtlich zulässig – ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Es können jedoch im Rahmen des Hinweisgeberprozesses freiwillig personenbezogene Daten bekanntgeben werden, insbesondere Angaben zur Identität, Vor- und Nachname, Land des Wohnsitzes, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.

Bei der Nutzung der anonymen Kommunikation mit uns werden IP-Adresse und der derzeitige Standort zu keinem Zeitpunkt gespeichert. Nach dem Absenden eines Hinweises erhält der Hinweisgebende Zugangsdaten zum Postfach des Onlineportals, um mit uns weiterhin geschützt kommunizieren zu können.

Zur Erfüllung des hierfür genannten Zwecks kann es zudem erforderlich sein, dass wir die personenbezogenen Daten an externe Stellen wie Anwaltskanzleien, Straf- oder Wettbewerbsbehörden, inner- oder außerhalb der Europäischen Union übermitteln.

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten, sofern wir diese erhalten haben, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen im Sinne des Hinweisgeberschutzes notwendig ist auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie lokaler Datenschutzgesetze.

Verantwortliche Stelle

Als Teil der Knill Gruppe nutzen wir gemeinsam mit der Knill Energy Holding GmbH, Eisengasse 25, 8160 Weiz, das Whistleblowing-Onlineportal. In diesem Zusammenhang sind wir gemeinsam für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Betroffene Personen können ihre Rechte sowohl bei uns als auch bei der Knill Energy Holding GmbH geltend machen.

Das Hinweisgebersystem (hintcatcher) wird von unserem Auftragsverarbeiter, der product kitchen GmbH, Rehsteige 12, 73035 Göppingen, Deutschland zur Verfügung gestellt, mit welchem ein entsprechender Auftragsverarbeitervertrag abgeschlossen wurde.

Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die Bearbeitung Ihres Hinweises erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den nationalen oder europäischen Gesetzgeber zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, wie etwa Aufbewahrungspflichten, vorgesehen wurde.

Personenbezogene Daten, die nicht für die Bearbeitung eines Hinweises benötigt werden, werden von uns weder erhoben noch gespeichert. Sie werden gegebenenfalls unverzüglich gelöscht.

Nach Abschluss der Untersuchung werden alle Meldungen und zugehörige Daten für einen Zeitraum
von 5 Jahren archiviert. Beachten Sie hierbei, dass die Frist in Deutschland 3 Jahre beträgt. Nach Ablauf dieser Frist gewährleisten wir die unwiederbringliche Löschung oder Anonymisierung aller Daten. Darüber hinaus erfolgt die Aufbewahrung so lange, wie es für bereits eingeleitete behördliche oder gerichtliche Verfahren erforderlich ist.

Ihre Rechte

Betroffenenrechte gemäß Art. 13 bis 21 DSGVO finden für Personen, die von einem Hinweis betroffen sind, gemäß RL (EU) 2019/1937 keine Anwendung, wenn dies zum Schutz des Hinweisgebenden oder zur Ermittlung von Hinweisen erforderlich ist (z. B.: Recht auf Information, Recht auf Auskunft, Recht auf Löschung, Widerspruchsrecht). Für Meldungen außerhalb des Geltungsbereichs des HSchG (Österreich) bzw. HinSchG (Deutschland) gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Falls Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen nationales oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen und dadurch Ihre Rechte verletzt haben, steht Ihnen das Recht auf Beschwerde an eine Datenschutzbehörde zu, in Österreich ist das die österreichische Datenschutzbehörde:

• Adresse: Barichgasse 40 – 42, 1030 Wien
• Telefon: +43 1 52 152-0
• E-Mail: dsb@dsb.gv.at